Verpflegungsmehraufwand 2027: Pauschalen für Inland und Ausland

Beim Verpflegungsmehraufwand bleibt 2027 alles beim Alten: 14 Euro bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit, 28 Euro bei einer Abwesenheit von 24 Stunden. Diese Sätze gelten seit 2020 unverändert, und für 2027 ist keine Änderung beschlossen.

Anders sieht es im Ausland aus. Dort passt das Bundesministerium der Finanzen die Pauschbeträge jedes Jahr an. Dieser Artikel gibt den Überblick über Inland, Ausland, Kürzung bei Mahlzeiten und die Abrechnung in der Praxis.

Das Wichtigste zum Verpflegungsmehraufwand 2027 in der Übersicht: unveränderte Sätze in Deutschland, jährlich angepasste Pauschalen für Auslandsreisen, Kürzung bei gestellten Mahlzeiten und eine Dreimonatsfrist je Einsatzort.

Was ist der Verpflegungsmehraufwand?

Wer beruflich unterwegs ist, gibt für Essen und Getränke mehr aus als zu Hause. Genau diese Mehrkosten gleicht der Verpflegungsmehraufwand pauschal aus. Rechtliche Grundlage ist § 9 Abs 4a EStG. Der Betrag wird unabhängig von den tatsächlichen Ausgaben gewährt, Belege für einzelne Mahlzeiten sind dafür nicht nötig.

Entweder erstattet der Arbeitgeber die Verpflegungspauschalen steuerfrei über die Reisekostenabrechnung, oder die Kosten werden in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht. Beides zusammen geht nicht.

Abgrenzung zu Reisekosten, Spesen und Tagespauschale

Verpflegungsmehraufwendungen sind ein Teil der Reisekosten. Daneben stehen Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Umgangssprachlich heißt das Ganze Spesen, steuerlich gibt es diesen Begriff nicht.

Nicht zu verwechseln ist der Verpflegungsmehraufwand mit der Tagespauschale für das Arbeiten in der eigenen Wohnung. Diese betrifft das Homeoffice und hat mit Dienstreisen nichts zu tun.

Wer hat Anspruch?

Voraussetzung ist eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Sie liegt vor, wenn Arbeitnehmende außerhalb ihrer Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte arbeiten, etwa beim Kunden, auf der Baustelle, bei Schulungen oder auf Messen. Erfasst sind damit klassische Geschäftsreisen ebenso wie kurze Termine im selben Unternehmen an einem anderen Standort. Entscheidend ist allein die Dauer der Abwesenheit, nicht der Anlass der Reise.

Anspruch haben Arbeitnehmer und Arbeitnehmende ebenso wie Selbstständige, die den Betrag als Betriebsausgabe ansetzen. Auch Beschäftigte ohne feste erste Tätigkeitsstätte, etwa im Außendienst oder im Fahrdienst, fallen darunter.

Pauschalen 2027 im Inland

Eine dreitägige Reise ergibt damit 14 plus 28 plus 14, also 56 Euro. Arbeitgeber dürfen freiwillig auch das Doppelte zahlen, der übersteigende Teil wird dann pauschal mit 25 Prozent versteuert.

Ändert sich 2027 etwas?

Eine Erhöhung auf 16 und 32 Euro war im Wachstumschancengesetz vorgesehen, wurde aber im Februar 2024 aus dem Gesetz gestrichen, bevor es in Kraft trat, und seither nicht wieder aufgegriffen. Änderungen an den Inlandssätzen sind damit nicht in Sicht. Auch der Regierungsentwurf für ein Jahressteuergesetz 2026 vom August 2026 enthält keine neuen Sätze.

Eine andere geplante Änderung ist für 2027 aber relevant: Der Entwurf sieht Anpassungen bei der ersten Tätigkeitsstätte vor, unter anderem eine eigene Regelung für ausländische Tätigkeitsstätten, die erstmals für Zuordnungen nach dem 31. Dezember 2026 gelten soll. Weil die erste Tätigkeitsstätte der Bezugspunkt jeder Auswärtstätigkeit ist, kann das die Abrechnung im Einzelfall verändern. Das Verfahren war bei Redaktionsschluss nicht abgeschlossen, ein Blick auf die Website des Ministeriums lohnt sich daher vor dem Jahreswechsel.

Kürzung bei gestellten Mahlzeiten

Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten, etwa ein Frühstück im Hotelpreis oder ein Mittag- oder Abendessen beim Geschäftsessen, ist die Pauschale zu kürzen. Maßstab ist immer der volle Tagessatz von 28 Euro, auch an An- und Abreisetagen.

Die Abzüge können die Pauschale auf null reduzieren, negativ wird sie nie. Im Ausland gelten dieselben Prozentsätze, dort aber bezogen auf die jeweilige Länderpauschale.

Die Dreimonatsfrist

Bei längerer Tätigkeit am selben Einsatzort endet der Anspruch nach drei Monaten. Die Frist gilt, wenn der Einsatzort an mindestens drei Tagen pro Woche aufgesucht wird. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang, unabhängig vom Grund der Unterbrechung.

Auslandspauschalen 2027

Für Auslandsdienstreisen veröffentlicht das BMF jährlich die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten. Das Schreiben für 2026 datiert vom 5. Dezember 2025. Für 2027 wird ein neues BMF Schreiben erwartet, erfahrungsgemäß Anfang Dezember. Bis dahin sind die Werte für 2026 maßgeblich.

Werte nach dem BMF Schreiben für 2026. Für einzelne Städte gelten abweichende Sätze, etwa für New York, Peking oder Warschau. Die vollständige Tabelle mit allen Ländern steht beim Bundesfinanzministerium zum Download.

Wichtig: Im Ausland können die Verpflegungskosten nicht mit den tatsächlichen Beträgen angesetzt werden, es gilt ausschließlich die Pauschale. Maßgeblich ist der Ort, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat. Bei mehreren Ländern an einem Tag zählt das letzte Land vor Mitternacht.

Berechnung an zwei Beispielen

Beispiel eins: Eine Mitarbeiterin fährt um 7 Uhr zum Kunden und ist um 18 Uhr zurück. Abwesenheit elf Stunden, also mehr als acht Stunden, im Inland. Sie erhält 14 Euro. Gab es beim Termin ein Mittagessen auf Kosten des Kunden, sind 11,20 Euro abzuziehen, es bleiben 2,80 Euro.

Beispiel zwei: Ein Mitarbeitender reist Montagmittag nach Kopenhagen und kehrt Mittwochabend zurück. Für Montag und Mittwoch gelten je 50 Euro, für Dienstag 75 Euro. Enthält der Hotelpreis Frühstück, werden für Dienstag und Mittwoch je 15 Euro gekürzt, also 20 Prozent von 75 Euro.

Abrechnung, Belege und häufige Fehler

• Aufzeichnen sind Datum, Ziel, Anlass sowie Beginn und Ende der Reise mit Uhrzeit
• Für die Pauschale selbst sind keine Belege nötig, für Fahrt und Übernachtung dagegen schon
• Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten dokumentieren, das ist der häufigste Prüfungspunkt
• Die Dreimonatsfrist je Einsatzort im Blick behalten
• Steuerfreie Erstattungen erscheinen in der Lohnsteuerbescheinigung, ein doppelter Ansatz als Werbungskosten ist ausgeschlossen

Fehler fallen meist erst bei der Lohnsteuer-Außenprüfung auf. Dann drohen Nachzahlungen samt Zinsen, und zwar beim Arbeitgeber, nicht bei den Mitarbeitenden.

Praktisch bewährt hat sich eine feste Reisekostenrichtlinie im Betrieb. Sie legt fest, welche Angaben eine Abrechnung enthalten muss, bis wann sie einzureichen ist und wer sie freigibt. Das spart Rückfragen und macht die Prüfung Jahre später nachvollziehbar.

Wann es keine Pauschale gibt

• Abwesenheit von acht Stunden oder weniger bei eintägigen Reisen
• Tätigkeit an der ersten Tätigkeitsstätte, auch bei langen Arbeitstagen
• Nach Ablauf der Dreimonatsfrist am selben Einsatzort
• Wenn der Arbeitgeber alle Mahlzeiten stellt und die Kürzung den Betrag aufzehrt
• Bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit, dafür gilt die Entfernungspauschale

Sammelpunkt und weiträumiges Tätigkeitsgebiet

Zwei Sonderfälle führen regelmäßig zu Streit. Wer arbeitstäglich denselben Treffpunkt aufsucht, etwa ein Betriebsgelände zur Übernahme des Fahrzeugs, hat dort einen Sammelpunkt. Für die Fahrt dorthin gilt die Entfernungspauschale. Der Verpflegungsmehraufwand bleibt davon unberührt, er richtet sich weiter nach der gesamten Abwesenheit von der Wohnung.

Ähnlich beim weiträumigen Tätigkeitsgebiet, etwa bei Forstarbeiten oder im Hafen. Auch hier ist die Abwesenheitszeit maßgeblich, nicht der einzelne Einsatzort innerhalb des Gebiets.

Was Selbstständige beachten sollten

Für Selbstständige gelten dieselben Sätze und dieselben Regelungen zur Kürzung. Der Betrag wird als Betriebsausgabe gebucht. Der Unterschied liegt in der Dokumentation: Es gibt keine Reisekostenabrechnung gegenüber einem Arbeitgeber, deshalb sollten Reisetage und Abwesenheitszeiten laufend festgehalten werden, am besten direkt im Kalender.

Quellen und Hinweise

Rechtsgrundlage: § 9 Abs 4a EStG, § 3 Nr. 13 und 16 EStG, § 40 Abs. 2 EStG. Auslandswerte nach dem BMF Schreiben vom 5. Dezember 2025 (IV C 5 – S 2353) zu den Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten bei Auslandsdienstreisen ab 1. Januar 2026. Zur Rechtslage 2027: Regierungsentwurf eines Jahressteuergesetzes 2026 vom August 2026, Stand des Verfahrens September 2026. Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Steigen die Sätze 2027 auf 16 und 32 Euro?

Nach derzeitigem Stand nicht. Diese Beträge standen im Wachstumschancengesetz, wurden aber gestrichen. Es bleibt bei 14 und 28 Euro, bis der Gesetzgeber etwas anderes beschließt.

Brauche ich Belege für die Verpflegung?

Nein. Die Pauschale wird unabhängig von den tatsächlichen Kosten gewährt. Nachzuweisen sind nur die Reise selbst und die Abwesenheitszeiten.

Was gilt bei einer Reise über Mitternacht?

Bei eintägigen Reisen ohne Übernachtung werden die Stunden zusammengerechnet und dem Tag mit dem überwiegenden Anteil zugeordnet. Beträgt die Abwesenheit insgesamt mehr als acht Stunden, gibt es 14 Euro.

Gilt der Verpflegungsmehraufwand auch im Praktikum oder bei Fortbildungen?

Ja, sofern es sich um eine Auswärtstätigkeit handelt und die erste Tätigkeitsstätte nicht am Schulungsort liegt. Die Dreimonatsfrist ist dabei besonders zu beachten.

Wie hoch sind die Übernachtungspauschalen?

Im Inland können Arbeitgeber pauschal 20 Euro pro Nacht steuerfrei erstatten, als Werbungskosten sind dagegen nur die tatsächlichen Kosten abziehbar. Im Ausland nennt das BMF Schreiben eigene Beträge je Land.

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